プライバシーポリシー（個人情報の取り扱いについて）

（目 的）
第 １ 条　この規程は、公益財団法人太田サンシャイン（以下、「当財団」という。） 定款第５３ 条第２項に従い、個人情報（「個人情報の保護に関する法律」第２条第１項及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）第２条第３項に規定する個人情報をいい、番号法第２条第８項に規定する特定個人情報を含む。以下同じ）の適正な取扱いに関して当財団の役職員等が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。

（定 義）
第 ２ 条　この規程において使用する用語については、次のとおりとする。
（１） 個人情報
「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。
（２） 個人番号
「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（３） 特定個人情報
「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（４） 特定個人情報等
「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
（５） 本 人
「本人」とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る 生存する特定の個人をいう。
（６） 役職員等
「役職員等」とは、当財団に所属するすべての理事、監事、評議員及び職員をいう。
（７） 個人情報管理責任者
「個人情報管理責任者」とは、代表理事によって指名された者であって、個人情報保護に関する法令遵守計画に関する責任と権限を有するものとする。

（適用範囲）
第 ３ 条　この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。

（個人情報管理責任者）
第 ４ 条　当財団においては、代表理事を個人情報管理責任者とする。
２．　個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改竄されたりすること等がないように管理する責を負う。

（個人情報の取得）
第 ５ 条　個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
２．　本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
（1） 当財団の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先
（2） 個人情報の利用目的

（利用目的及び個人情報の利用）
第 ６ 条　個人情報を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、当財団の業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。

（個人情報の提供）
第 ７ 条　法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
２．　前項の定めにかかわらず、当財団の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
（1） 社会通念上相当な事業活動を営む者であること
（2） 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること
（3） 当財団との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３．　前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４．　本条第２項の定めに従い、個人情報を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、当財団が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。

（個人情報の正確性確保）
第 ８ 条　個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

（安全管理）
第 ９ 条　個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２．　個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取り扱う役職員等に遵守させなければならない。

（役職員等の監督）
第 １０ 条　個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

（個人情報等の消去・廃棄）
第 １１ 条　保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄しなければならない。

（通報及び調査義務等）
第 １２ 条　役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２．　個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場 合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

（報告及び対策）
第 １３ 条　個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
ア　漏洩した情報の範囲
イ　漏洩先
ウ　漏洩した日時
エ　その他調査で判明した事実
２．　個人情報管理責任者は、関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。

（自己情報に関する権利）
第 １４ 条　本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。

（個人情報の利用又は提供の拒否権）
第 １５ 条　当財団がすでに保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
（1） 法令の規定による場合
（2） 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

（苦情の処理）
第 １６ 条　当財団の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
２．　個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。

（改 廃）
第 １７ 条　この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附 則
この規程は、令和7年3月26日より施行する。